La fonction principale du scanner est de numériser des images ou du texte. La numérisation consiste à "traduire" un document papier en un fichier numérique exploitable et modifiable par l'ordinateur. Les images numérisées deviennent éditables dans un logiciel de retouche d'images et les textes "récupérables" dans un éditeur de texte après un traitement d'OCR (logiciel de reconnaissance de caratères).

Le scanner, comme le graveur de CD rom, connaît actuellement un fort développement. A l'heure du multimédia, vous ne pouvez plus vous contenter de saisir du texte et d'insérer des images déjà connues (clip Art) dans vos documents. Vous aurez vite besoin de les personnaliser en y incluant vos données personnelles (photos, schémas, croquis,...) et là, le scanner devient incontournable.

L'usage le plus courant, parce que le plus basique, est la numérisation d'images en vue d'intégration dans un document numérique.
Le visuel (photo, dessin, graphe,...) une fois entré dans l'ordinateur (numérisé), est exploitable comme bon vous semble...

Un autre usage assez courant est la "photocopie" de documents, par un procédé utilisé par les imprimantes multifonctions, qui consiste à numériser un document pour l'envoyer directement à l'imprimante. Cette technique, peu pratique, lente et coûteuse, ne présente un avantage que pour des besoins très ponctuels : cela permet de faire des photocopies sans avoir à supportter un lourd investissement. Par ailleurs, la photocopie par scanner-imprimante dispose de la couleur, et ce pour un prix modique (toujours si le besoin en copies est ponctuel et réduit), alors que la photocopie couleur classique est encore extrêmement chère. Le photocopieur "classique" à quand même de beaux jours devant lui, il est plus pratique, plus rapide et bien moins cher en terme de consommables pour des volumes importants de copies.

Enfin, usage moins courant mais néanmoins intéressant : le stockage et la sauvegarde de documents. Moins encombrant que le papier, et beaucoup plus sécurisable en terme d'accès, le document électronique est une bonne solution pour stocker, sauvegarder et classer les documents de tout type. C'est dans cette optique que certains scanner sont vendus avec une offre logicielle comprenant un gestionnaire de documents.
(se renseigner au moment de l'achat).

Différents éléments caractérisent les performances d'un scanner, tant au niveau de la rapidité que sur le plan de la qualité de numérisation.

Le premier de ces éléments est la connectique. En effet, comme bon nombre de périphériques externes, le scanner peut être branché soit sur le port USB, soit sur le port parallèle de l'ordinateur, auquel cas il vient se placer entre l'ordinateur et l'imprimante, soit sur un port SCSI par le biais d'une carte du même nom. Le SCSI présente de nombreux avantages dans le cas d'un scanner, parmi lesquels la rapidité et l'indépendance par rapport à l'imprimante (l'USB offre également cet avantage). Par ailleurs, le prix d'un scanner SCSI ou USB est à peine supérieur, à qualité égale, à celui d'un appareil parallèle.

La rapidité de numérisation n'est pas un critère fondamental pour un usage ponctuel ou la numérisation de documents en noir et blanc (mode trait, mode niveaux de gris). Mais si vos besoins sont importants (numérisation d'une photothèque, création de catalogues, ...) ne sous-estimez pas ce facteur qui peut à terme être source de réelles économies.

L'autre élément important concerne la qualité des reproductions permises par le scanner, et prend en compte deux paramètres : la résolution et le nombre de couleurs. Plus ces deux paramètres seront élevés, plus la qualité des images numérisées pourra être grande.
A titre d'information une image pour le web sera numérisée à 72 dpi et ne comportera qu'un nombre limité de teintes, alors qu'un scann réalisé pour l'imprimerie devra au minimum être numérisé à 300 dpi (parfois 350 dpi). Ces taux de numérisation concernent l'image à sa taille réelle, et n'incluent pas les taux d'agrandissement éventuels. Par exemple, une image numérisée à 700 dpi, permettra un agrandissement de 200 % sur la maquette définitive. (resolution de numérisation = reslution souhaitée x taux d'agrandissement).

Les manipulations décrites ci-dessous concernet Adobe Photoshop, Paint Shop Pro et Fireworks. Ces manipulations restent valides avec la plupart des logiciels de dessin ou de traitement d'images.

Commencez par lancer votre logiciel de graphisme. Indiquez ensuite au logiciel quel pilote de scanner doit être utilisé. Il est bien entendu que votre scanner doit être connecté à votre ordinateur et son driver installé dans le système.

La numérisation de textes destinés à être exploités dans un traitement de texte suppose une étape intermédiaire.

La numérisation du document original se passe comme pour le scan d'une photo, si ce n'est qu'en général vous devrez travailler en mode trait (bitmap : le scanner ne reconnait que deux valeurs : le noir et le blanc, tous les tons intermédiaires (gris) sont ramenés à l'une d'elles).
Mais une fois la numérisation éffectuée vous n'aurez à l'écran qu'une "image" de votre texte. Le scanner l'aura analysé comme une photo, sur laquelle vous ne pourrez pas intervenir pour le modifier (ou alors en faisant appel a des fonctions avancées de retouche d'images).

Pour obtenir du texte "éditable", c'est à dire utilisable dans un traitement de texte, vous devrez utiliser un logiciel d'OCR (reconnaissance optique de caractères) qui analysera le document scané, et renverra une version texte éditable. Attention, relecture indispenssable.
Un des champions de la catégorie OCR est le logiciel Omnipage des ScanSoft.
Ce type de technique à fait de gros progrès ces dernières années et les résultats sont de plus en plus fiables. Malgrès tout cette technique est vraiment intéressante dans le cas de très gros volumes de saisie à effectuer. Sur des textes courts il est souvent plus éfficace (en terme de temps) de les retapper entièrement le document original.